Pour être en conformité avec la règlementation Informatique & Liberté en 2025, vous devez impérativement disposer de 6 documents RGPD clés. Ces “documents RGPD” permettent d’éviter des sanctions de la CNIL, de garder ses clients, et de remporter de nouveaux marchés en 2025. En effet, une démarche active de mise en conformité documentée permet de respecter un principe phare du RGPD : l’Accountability. Voici ce qu’il faut savoir :

Les 6 documents RGPD indispensables :

1. Registre des Activités de Traitement : Liste détaillée des traitements de données (Lire notre article sur le RAT)
2. Politique de Confidentialité : Explication claire de la gestion des données personnelles.
3. Mentions d’Information : Transparence sur l’utilisation des données collectées.
4. Documentation du Consentement : Preuve du consentement des utilisateurs.
5. Accords de Sous-traitance : Contrats avec vos sous-traitants, détaillant leurs obligations.
6. Analyse d’Impact sur la Protection des Données (AIPD) : Identification et gestion des risques liés aux traitements sensibles.

Pourquoi ces documents sont cruciaux dans le RGPD :

• Amendes élevées : Jusqu’à 20 millions d’euros pour non-conformité.
• Réputation en jeu : Une mauvaise gestion des données peut nuire à votre image.
• Obligations légales : Ces documents démontrent votre conformité lors de contrôle de la CNIL ou d’audit RGPD de vos donneurs d’ordre. La transparence est un pilier réglementaire.

Important : Maintenez ces documents à jour et effectuez des contrôles réguliers. Envisagez de désigner un DPO (Délégué à la Protection des Données) pour vous aider. Même si le DPO n’est pas obligatoire pour tous, il est d’une aide inestimable pour démontrer la conformité.

Vous êtes prêt ? Plongeons dans les détails de chaque document.

1. Registre des Activités de Traitement : le coeur de vos Documents RGPD

Qu’est-ce qu’un Registre des Traitements

Le registre, exigé par l’article 30 du RGPD, dresse la liste de tous les traitements de données personnelles effectués par une organisation. Il sert à démontrer la conformité lors d’un contrôle de la CNIL et constitue un outil essentiel pour une gestion interne efficace. Ce document est un élément central de la conformité avec le RGPD, accompagné des autres obligations liées.

“Le registre des activités de traitement permet de faire l’inventaire des traitements de données et d’avoir une vue d’ensemble sur ce que vous faites avec les données personnelles concernées.” – CNIL

Informations Requises

Le contenu du registre varie selon votre rôle dans le traitement des données.

Pour le responsable de traitement :

Pour les sous-traitants :

• Coordonnées des responsables de traitement concernés
• Types d’opérations effectuées pour le compte du responsable
• Mesures de sécurité appliquées
• Détails sur les transferts de données hors de l’Union européenne

Ces informations doivent être régulièrement suivies et mises à jour.

Comment Mettre à Jour et Maintenir

Pour garantir la conformité, le registre doit être mis à jour en continu. Voici comment procéder :

1. Nommer un responsable dédié
   Confiez cette tâche au DPO ou à une personne désignée au sein de l’organisation.
2. Suivre un processus structuré
   Documentez chaque modification apportée aux traitements. La CNIL recommande d’utiliser le registre comme un outil de gestion globale de la conformité.
3. Ajouter des informations complémentaires
   Incluez des détails supplémentaires tels que :
   • Les bases légales justifiant les traitements
   • L’origine des données collectées
   • L’historique des violations de données
   • Les documents relatifs aux transferts hors de l’UE
   • Les contrats avec les sous-traitants

Pour les petites structures, la CNIL met à disposition un modèle de registre au format ODS, simple et pratique à utiliser.

2. Politique de Confidentialité : le Document RGPD facile à comprendre

Pour répondre aux obligations de transparence, une politique de confidentialité est indispensable. Egalement appelée “Déclaration de confidentialité”, ce document RGPD détaille les aspects essentiels de la gestion des données personnelles de votre organisation. En Clair, il s’agit ni plus ni moins de votre registre des traitements en mode “Facile à Lire et à Comprendre” (FALC).

Sections Indispensables de la Politique de Confidentialité

Voici les éléments clés à inclure :

 

“Le Règlement Général sur la Protection des Données exige que les organisations fournissent aux personnes concernées les informatons AVANT les traitements de données personnelles. Conformément aux articles 5, 12 et 13 du RGPD, ce document doit expliquer aux individus comment leurs informations personnelles sont traitées. Les enjeux RSE des TPE/PME aux collectivités, en passant par les associations, leur imposent de favoriser l’inclusion numérique. La politique de confidentialité doit être pensée pour les personnes concernées par les traitements : elle doit être facile à comprendre, qu’elle s’adresse à des enfants, des séniors, ou des personnes souffrant d’un handicap visuel.” Jérôme- CEO d’Opt-on

 

Conseils pour la Rédaction de votre politique de confidentialité

Clarté et accessibilité

• Utilisez un langage simple et direct.
• Évitez les termes juridiques ou techniques complexes.
• Organisez les informations de manière logique.
• Assurez-vous que le document soit facilement consultable.

Format et présentation

• Préférez une mise en page claire et bien structurée.
• Séparez clairement la politique de confidentialité des autres contenus (mentions légales et politique des traceurs web)
• Gardez une présentation uniforme et cohérente.

Mise à jour et suivi de votre document RGPD public

• Vérifiez et mettez à jour le document chaque année.
• Notez toutes les modifications apportées.
• Informez les utilisateurs des changements importants.
• Conservez un historique des versions pour référence.

Attention : bien que nous parlions de “rédaction” dans cet article, le format texte n’est pas une obligation. Il est possible, voire même conseillé selon le public visé, d’adapter le format, comme par exemple une vidéo ludique, ou un même fichier audio.

3. Mentions d’Information : Exigences Légales

Contenu Obligatoire des Mentions

Les mentions d’information sont indispensables pour garantir la conformité et la transparence. Il s’agit d’un extrait de la “politique de confidentialité” à fournir aux personnes concernées au moment du traitement. Voici les éléments clés à inclure :

Exigences d’Affichage de ce document RGPD

Environnement numérique

• Sites web : inclure une section dédiée à la protection des données.
• Applications mobiles : fournir les informations avant le téléchargement.
• Interfaces connectées : utiliser des icônes ou des QR codes pour un accès rapide.

Environnement physique

• Points de vente : afficher les informations dans les locaux.
• Vidéosurveillance : installer des panneaux explicatifs.
• Documentation papier : proposer des brochures détaillées.

Ces pratiques visent à assurer une transparence accrue, que ce soit en ligne ou dans des espaces physiques.

Approche Multi-niveaux

Adoptez une présentation progressive : commencez par les informations essentielles lors de la collecte des données, ajoutez des détails via des liens ou supports complémentaires, et proposez une version complète dans une section dédiée.

Recommandations Pratiques

• Préférez un langage clair et accessible, en évitant tout jargon technique ou juridique.
• Adaptez le contenu aux besoins et au niveau de compréhension du public cible.
• Mettez à jour les mentions dès qu’un changement majeur survient.
• Séparez clairement les informations liées au RGPD des autres informations contractuelles.

Outils recommandés par la CNIL :

• Messages audio pour les services téléphoniques.
• Vidéos explicatives sur les sites web.
• Signalétique adaptée pour les espaces physiques.
• Tableaux de bord interactifs pour gérer les préférences.

4. Documentation du Consentement : Document RGPD indispensable

Après avoir expliqué les politiques de confidentialité et les mentions d’information, il est crucial de formaliser le consentement, un grand principe du RGPD.

Conditions de Validité du Consentement

Pour être valide, le consentement doit respecter plusieurs critères précis définis par le RGPD. Voici un aperçu des exigences :

Respecter ces critères est indispensable pour éviter des sanctions, comme l’amende de 50 millions d’euros infligée à Google.

“Le consentement de la personne concernée doit être donné par un acte positif clair établissant une manifestation de volonté libre, spécifique, éclairée et univoque” – Article 4, RGPD

Méthodes d’Enregistrement du Consentement

Attention : la CNIL recommande d’être en mesure de démontrer le processus de recueil du consentement. Le registre suivant est une possibilité de documentation mais n’est pas une obligation du RGPD. Toutefois, dans le cas du consentement donné aux fins de traiter des données sensibles, le registre est recommandé.

Éléments Pertinents du Registre

Un registre de consentement doit inclure les informations suivantes :

• Un identifiant unique pour chaque consentement
• La date et l’heure de la collecte
• La méthode utilisée pour recueillir le consentement
• L’identité du responsable de traitement
• Les finalités acceptées par l’utilisateur
• La durée de validité du consentement

Système de Documentation

Mettez en place un système centralisé pour suivre et documenter les consentements. Assurez-vous qu’il permet de prouver à tout moment que le consentement a été recueilli conformément à l’Article 7 du RGPD. Pensez à mettre à jour régulièrement ces informations.

Bonnes Pratiques de Conservation

Stockez les preuves dans un format sécurisé, en suivant les normes comme l’ISO/IEC 27560. Intégrez des mécanismes de suppression automatique lorsque le consentement arrive à expiration, tout en garantissant une traçabilité complète.

Ces pratiques s’inscrivent dans une stratégie globale de conformité, comme évoqué dans les sections précédentes.

“Le silence, les cases pré-cochées ou l’inactivité ne devraient pas constituer un consentement” – Considérant 32, RGPD

5. Accords de Sous-traitance : Documents RGPD Obligatoires (article 28.3 du RGPD)

Voyons comment structurer vos relations avec vos sous-traitants pour rester conforme aux exigences légales.

Éléments Contractuels Indispensables

Les accords de sous-traitance (DPA) sont des documents juridiques qui doivent inclure certains éléments clés pour éviter tout risque juridique.

Modèles d’Accord Standards

Pour simplifier vos démarches, utilisez des modèles d’accords qui incluent ces éléments. Ces modèles doivent être ajustés en fonction des types de données, des objectifs de traitement, des mesures de sécurité spécifiques et des exigences propres à votre secteur.

Aspects à Vérifier

Pour garantir une conformité continue, assurez-vous que l’accord :

• Définit clairement les rôles et responsabilités des parties.
• Précise les modalités de notification en cas de violation de données.
• Intègre des procédures d’audit et de contrôle.
• Respecte les règles applicables aux transferts internationaux de données.

Pensez à effectuer des revues régulières et des audits pour vérifier que les mesures prévues sont bien appliquées.

6. Analyse d’Impact sur la Protection des Données (AIPD) : le “Gros” Document RGPD

L’AIPD joue un rôle clé dans l’identification et la gestion des risques liés aux traitements de données, en s’inscrivant dans une démarche proactive.

Exigences de l’AIPD

Une AIPD est obligatoire pour tout traitement susceptible de présenter des risques élevés pour les droits et libertés des individus, par exemple :

Passons maintenant aux étapes essentielles pour réussir votre AIPD.

Guide du processus AIPD

1. Description du traitement dans ses moindres détails
   Décrivez en détail la nature, le contexte, les flux de données, les destinataires et la durée de conservation du traitement.
2. Évaluation de la nécessité et des moyens envisagés
   Justifiez la pertinence et la proportionnalité du traitement par rapport aux objectifs visés, en précisant la base légale.
3. Analyse des risques et mesures d’atténuation
   Identifiez les risques potentiels pour les personnes concernées et évaluez leur impact. Par exemple, une fuite de données médicales pourrait porter gravement atteinte à la vie privée.

L’AIPD n’est pas qu’une simple formalité administrative. C’est un outil évolutif qui doit être mis à jour au moins annuellement.

Éléments du rapport AIPD

Une fois les risques identifiés et évalués, structurez votre rapport en y incluant les sections suivantes :

Lorsque des risques résiduels importants subsistent et ne peuvent être atténués, une consultation préalable auprès de la CNIL est nécessaire avant de lancer le traitement. En cas de non-conformité, les sanctions peuvent atteindre 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial, ou une simple interdiction du traitement préjudiciable pour votre activité.

Conclusion : Des Documents RGPD Pour Démontrer Le Maintien De La Conformité

Respecter le RGPD demande un effort constant et une attention continue. Une gestion rigoureuse et régulière de vos documents RGPD est essentielle pour rester en règle.

Pour cela, il est crucial de garder vos documents à jour. La CNIL insiste sur l’importance de se tenir informé des évolutions, notamment dans des domaines comme l’intelligence artificielle, afin de garantir une protection efficace des droits des individus. Qu’il s’agisse du registre ou des accords de sous-traitance, ces documents représentent le socle de votre gestion des données et doivent suivre les changements réglementaires.

Assurer une veille règlementaire est une nécessité, les prestations RGPD des DPO externes permettent de l’assurer à moindre frais.

D’après les chiffres, les entreprises qui se font accompagner par des experts atteignent généralement un niveau acceptable de conformité RGPD en 3 à 6 mois. Cela s’inscrit dans une approche structurée et méthodique, comme celle évoquée précédemment.

Enfin, vous l’aurez compris le maintien de la conformité RGPD est davantage l’affaire de chefs de projet experts en RGPD, plus que celle des juristes ou techniciens. Envisager une solution professionnelle, telle que celle d’Opt-on (à partir de 32 € par mois), peut grandement faciliter la gestion de la conformité. Ses modèes de documents RGPD, combinés à un accompagnement personnalisé, permettent de sécuriser efficacement vos processus.