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Comment respecter l’article 13 du RGPD
Pour respecter l’article 13 du RGPD, la personne doit être informée dès la collecte de ses données au moyen d’une mention d’information courte, claire et complète. En cas de collecte directe, informer après le début du traitement, ou au moment du traitement en oubliant la finalité, la durée de conservation ou les droits, le droit à l’information n’est pas respecté. Ce sont des cas de non-conformité.
Le risque n’est pas théorique : la CNIL est particlièrement exigeante quant au respect des droits des citoyens. En pratique, retenons une règle simple : chaque collecte directe doit être associée à une information visible immédiatement et facule à comprendre.
Voici la version courte :
L’article 13 parle de transparence dès la conception. Si les données viennent de la personne elle-même, elle doit être informée de qui traite, pourquoi, combien de temps, avec qui et comment exercer ses droits.
Quelques situations typiques de colecte directe et de finalités :
Article 13 RGPD : les 5 étapes pour une conformité totale
Article 13 du RGPD: recenser toutes les informations obligatoires avant de rédiger
L’article 13 impose une série d’informations précises. Si l’une manque, la mention risque d’être floue, incomplète, ou hors sujet.
Identité du responsable, finalités, base légale et coordonnées du DPO
La mention doit d’abord renseigner sur qui traite les données. Il faut indiquer le nom de l’organisation, son adresse et, si un délégué à la protection des données (DPO) a été désigné, ses coordonnées.
Ensuite, précisez la finalité de façon concrète. Il faut écrire ce que vous faites, en termes simples : « répondre à votre demande de contact » ou « gérer votre commande ». Évitez les formules vagues comme « améliorer nos services », qui ne disent pas grand-chose.
Il peut être utile d’ajoutez la base légale avec des mots simples : contrat, consentement ou intérêt légitime. Si vous vous appuyez sur l’intérêt légitime, indiquez brièvement quel intérêt est poursuivi. Pas besoin de jargon juridique à rallonge.
Destinataires, transferts, durée de conservation et droits des personnes
Indiquez les destinataires par grande catégorie : services internes, prestataires, partenaires. Si des données partent hors de l’Union européenne, précisez le pays de destination et la garantie mise en place.
La durée de conservation doit être claire et datée. Par exemple : « 3 ans à compter du dernier contact ». Évitez « le temps nécessaire ». Cette formule ne dit rien au lecteur.
Listez aussi les droits que la personne peut exercer :
Si le consentement est la base légale, précisez qu’il peut être retiré à tout moment. Il faut aussi mentionner le droit d’adresser une réclamation à la CNIL.
Décisions automatisées et exigence de langage clair
Si vous utilisez un profilage ou une décision automatisée, il faut informer dès la mention d’information. Expliquez, de façon concrète, la logique suivie et les effets pour la personne. En clair : qu’est-ce qui est décidé, comment, et avec quelle conséquence.
Sur la forme, l’article 12 du RGPD ne laisse pas de place au flou :
Une fois la liste faite, reliez chaque information au bon point de collecte. Un formulaire de contact n’appelle pas tout à fait les mêmes précisions qu’un contrat, une création de compte ou une inscription à une newsletter.
Le tableau ci-dessous reprend les éléments à prévoir et leur version en langage courant :
L’étape suivante consiste à rattacher ces informations à chaque formulaire, contrat ou point de collecte.
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Cartographier les points de collecte et associer la bonne mention à chacun
Après avoir listé les informations obligatoires, il faut repérer chaque point de collecte. Une mention conforme ne sert à rien si elle n’est pas liée au bon canal. Cette cartographie permet ensuite d’associer la bonne mention à chaque formulaire, contrat ou point d’entrée.
Article 13 du RGPD : identifier les canaux de collecte directe dans l’organisation
Faites l’inventaire de tous les canaux : formulaire, compte en ligne, newsletter, contrat papier, accueil, badge, recrutement, etc. Pour chacun, notez les données collectées et leur finalité, en appliquant le principe de minimisation des données.
Une fois ce recensement fait, regroupez-le dans un tableau interne unique. L’idée est simple : voir en un coup d’œil qui collecte quoi, où, et pourquoi.
Article 13 du RGPD : construire un registre des jeux de données
La liste des informations obligatoires ne change pas. Ce qui change, c’est leur mise en place selon le canal. Un tableau simple suffit pour relier chaque point de collecte à la bonne mention. Il doit aussi rester aligné avec le registre des traitements.
En pratique, chaque ligne du tableau doit correspondre à un jeu de données. Ça évite les doublons et rend les mises à jour bien plus simples. Prévoyez une révision au moins une fois par an. Et dès qu’un canal, un outil, un sous-traitant ou une durée de conservation change, mettez ce tableau à jour.
Le but n’est pas d’avoir une seule mention passe-partout. Il faut une mention juste pour chaque collecte. Ce tableau sert ensuite de base pour rédiger les mentions d’information.
Rédiger, publier et maintenir des mentions d’information conformes
À partir du tableau de correspondance, rédigez la mention qui convient à chaque point de collecte, puis affichez-la au bon endroit et au bon moment.
Article 13 du RGPD : structurer une mention complète et lisible
La mention doit reprendre tous les éléments listés plus haut, sans les noyer dans un bloc de texte. Pensez au mode FALC : Facile à Lire et A Comprendre.
Le vrai sujet n’est pas de tout énumérer. Le vrai sujet, c’est la lisibilité. Mieux vaut une mention courte au point de collecte, avec un renvoi vers la politique de confidentialité pour le détail. C’est le principe de l’information en deux niveaux, recommandé par la CNIL. Si l’information est éparpillée, la personne concernée risque de passer à côté de l’essentiel.
Autrement dit, une mention peut être brève sans être incomplète. Elle doit donner, dès le départ, les points clés, puis orienter vers une version plus détaillée.
Mais la forme ne fait pas tout. La mention doit aussi apparaître avant la collecte.
Placer la mention au moment de la collecte
L’article 13 du RGPD est clair : l’information doit être fournie au moment où les données sont collectées, pas après. Par exemple, cela veut dire que la mention doit être visible avant que l’utilisateur clique sur « Envoyer » dans un formulaire en ligne.
Sur papier, placez-la près du champ de signature. Pour une collecte orale – par téléphone ou en face-à-face – prévoyez un script standardisé. Ce script doit indiquer au minimum l’identité du responsable de traitement et la finalité principale, avec renvoi vers une version écrite accessible. N’omettez pas de contrôler que le script est effectivement respecté par les opérateurs.
Envoyer l’information après la soumission du formulaire ne respecte pas les exigences de l’article 13, à moins que transmettre cette information constitue un effort disproportionné pour le responsable de traitement.
Et ce n’est pas fini : une mention conforme doit aussi rester exacte dans le temps.
Réviser et mettre à jour les mentions lors des changements de traitement
Une mention n’est pas un document figé. Dès qu’un élément du traitement change, elle doit être mise à jour. Le tableau ci-dessous ramène le sujet à des cas très concrets :
En clair, chaque ligne du tableau de correspondance doit rester alignée avec la mention en vigueur. Sinon, le texte affiché ne reflète plus la manière dont les données sont traitées.
Gardez aussi une trace des versions successives. Un historique versionné aide à prouver ce qui était affiché à une date donnée. Et avant tout lancement, signalez au DPO tout changement d’outil, de prestataire ou de finalité.
Conclusion : une méthode reproductible pour rester conforme à l’article 13 du RGPD
Après la cartographie des collectes, la rédaction des mentions et leur mise à jour, la conformité à l’article 13 ne se joue pas en une seule fois. À chaque changement d’outil, de prestataire ou de finalité, la mention d’information doit être modifiée sans attendre.
Les points essentiels à retenir
La méthode suit cinq étapes :
Un tableau de correspondance tenu à jour aide à garder chaque mention alignée avec le traitement mené en pratique.
Concrètement, la conformité repose sur trois choses : une cartographie nette, des mentions faciles à lire et des mises à jour faites tout de suite.
Une fois cette routine en place, les ressources de la CNIL et du Contrôleur européen de la protection des données servent de point d’appui pour vérifier les formulations et les mises à jour. Pour aller plus loin, consultez leurs publications.
FAQs
Quand l’article 13 s’applique-t-il ?
L’article 13 du RGPD s’applique quand vous collectez des données personnelles directement auprès de la personne concernée.
Dans ce cas, vous devez fournir, au moment de la collecte, des informations claires, transparentes et faciles d’accès sur le traitement de ces données. Cette obligation s’applique à toute structure qui traite des données à caractère personnel.
Pour respecter le droit à l’information des citoyens faites vous accompagner par un DPO externe certifié.
Une seule mention RGPD suffit-elle ?
Non. Une simple mention RGPD ne suffit pas. L’article 13 impose de donner, dès la collecte, des informations précises, complètes et faciles à comprendre.
Concrètement, la personne doit savoir, sans devoir chercher partout, pourquoi ses données sont collectées et ce que vous allez en faire. Cette information doit aussi rester claire et simple d’accès.
Il faut notamment préciser :
L’idée est simple : au moment où vous récupérez les données, l’information doit être claire, accessible et utile.
Que faire si mon traitement change ?
Si vos pratiques de traitement changent, mettez à jour vos mentions d’information. L’objectif est simple : respecter le niveau de transparence demandé par l’article 13 du RGPD.
Chaque changement doit être communiqué aux personnes concernées. Elles doivent savoir, de façon claire, quelles sont les finalités du traitement et sur quelles bases légales il repose à ce moment-là.
Et si une limitation de traitement a été mise en place, il y a un point à ne pas rater : la personne concernée doit être informée avant la levée de cette limitation.
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